Polityka prywatności

Kto odpowiada za dane gości dworu

Administratorem danych osobowych gości jest Dworek pod Klonami, ul. Klonowa 17, 62-800 Kalisz, telefon +48 732 374 721, e-mail [email protected].

Dokument opisuje, jakie dane zbieramy w związku z rezerwacją stolika lub saloniku, obsługą wieczoru i prowadzoną korespondencją, w jakim celu je przetwarzamy, komu je powierzamy i jakie prawa przysługują gościom. Zasady korzystania z serwisu, składania rezerwacji i zachowania przy stołach opisuje odrębny regulamin.

Dane zbierane przy rezerwacji stolika lub saloniku

Przyjmując rezerwację, prosimy o imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, termin oraz liczbę osób. Dodatkowo możemy poprosić o uwagi dotyczące preferowanego miejsca, diety lub okazji, dla której goście się spotykają — te informacje są dobrowolne i służą wyłącznie właściwemu przygotowaniu wieczoru.

W saloniku pokerowym prowadzimy listę uczestników danego wieczoru, potrzebną do przypisania gości do stolików i zachowania porządku spotkania. W korespondencji e-mail zachowujemy treść wymiany, aby móc wrócić do wcześniejszych ustaleń, gdy rezerwacja się zmieni.

Nie zbieramy danych, które nie są potrzebne do obsługi rezerwacji, a podanie danych kontaktowych jest warunkiem potwierdzenia terminu.

Cele przetwarzania i podstawy prawne

Dane przetwarzamy przede wszystkim po to, aby przyjąć i zrealizować rezerwację, a także aby się z gościem porozumieć w sprawie terminu, liczby osób i przebiegu wieczoru. Podstawą jest wówczas umowa lub działania podejmowane na żądanie gościa przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Część danych przetwarzamy, aby wypełnić obowiązki księgowe i podatkowe związane z prowadzoną działalnością (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także aby ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu dworu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli gość wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji o wieczorach kulinarnych i turniejach, przetwarzamy jego adres e-mail na podstawie tej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

Komu powierzamy dane i czego z nimi nie robimy

Dane mogą być powierzane dostawcom usług, bez których nie da się prowadzić rezerwacji i korespondencji: dostawcy systemu rezerwacji, firmie obsługującej pocztę elektroniczną i serwer, a także biuru rachunkowemu. Każdy z tych podmiotów działa na podstawie umowy powierzenia i może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie wskazanym przez dwór.

W sytuacjach przewidzianych przepisami dane udostępniamy podmiotom uprawnionym do ich otrzymania, na przykład organom prowadzącym postępowanie.

Nie sprzedajemy danych gości i nie przekazujemy ich innym podmiotom w celach marketingowych. Serwis dworu nie zawiera odnośników do zewnętrznych serwisów, więc kontakt z nami odbywa się wyłącznie kanałami wskazanymi na tej stronie.

Jak długo przechowujemy dane gości

Dane z rezerwacji przechowujemy przez czas potrzebny do jej realizacji, a następnie do upływu okresu, w którym mogą być zgłoszone roszczenia związane z usługą. Dokumenty o charakterze księgowym przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe.

Zgody marketingowe pozostają w naszym systemie do momentu ich wycofania. Korespondencję e-mail przechowujemy do zakończenia sprawy, której dotyczyła, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z obowiązku prawnego lub jest potrzebne do obrony przed roszczeniem.

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

Prawa gości wobec własnych danych

Każdy gość ma prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania danych nieprawidłowych oraz do uzupełnienia niekompletnych. Może również żądać usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz przeniesienia ich do innego administratora w zakresie przewidzianym przepisami.

W przypadkach opartych na prawnie uzasadnionym interesie dworu gość może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie.

Gość ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Zgłoszenie takiej sprawy nie wymaga wcześniejszego kontaktu z dworem, choć zwykle najszybciej wyjaśniamy wątpliwości bezpośrednio.

Pytania gości o przetwarzanie danych

Czy muszę podawać numer telefonu przy rezerwacji? Tak, numer jest potrzebny, aby potwierdzić termin i skontaktować się z gościem, gdy zmienią się okoliczności wieczoru. Bez danych kontaktowych nie jesteśmy w stanie przyjąć rezerwacji.

Czy dane z saloniku pokerowego są przetwarzane inaczej niż dane z jadalni? Nie — lista uczestników wieczoru służy wyłącznie organizacji spotkania przy stolikach i obowiązują ją te same zasady co pozostałe rezerwacje.

Czy mogę poprosić o usunięcie danych po zakończonym wieczorze? Można złożyć taki wniosek, jednak dane związane z rozliczeniem i dokumentacją musimy zachować przez okres wymagany przepisami.

Wstęp do dworu, w tym do saloniku pokerowego, jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 18 lat. Próg ten ustala dwór jako warunek wejścia i dotyczy każdego gościa niezależnie od charakteru wizyty.

Gdzie zgłosić sprawę dotyczącą danych

Wnioski dotyczące danych osobowych przyjmujemy osobiście w recepcji na parterze, telefonicznie pod numerem +48 732 374 721 oraz pocztą elektroniczną na adres [email protected]. W zgłoszeniu warto podać imię, nazwisko i termin rezerwacji, której sprawa dotyczy — skraca to odnalezienie właściwych zapisów.

Odpowiadamy na wniosek w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeśli sprawa okaże się złożona, poinformujemy o powodach wydłużenia tego terminu.

Korespondencję w sprawach danych można też wysłać na adres: Dworek pod Klonami, ul. Klonowa 17, 62-800 Kalisz.